Dẹp bỏ sự trì hoãn ngăn cản bạn hoàn thành công việc

Trong thế giới liên quan đến công việc, câu nói “my dog ate it” (con chó của tôi ăn mất nó rồi) không phải là một lời biện minh có hiệu quả. Tất cả chúng ta đều sử dụng lý do không thuyết phục để giải thích tại sao chúng ta không hoàn thành một nhiệm vụ nào đó, nhưng thường thì, thủ phạm thật sự là sự trì hoãn. Đó là một căn bệnh phổ biến, nhưng may mắn thay, nó có thể chữa được — với các công cụ phù hợp.

Những chiến lược khả thi và những công cụ kỹ thuật số này có thể giúp bạn từ bỏ thói quen trì hoãn. Một số lời khuyên chỉ dành cho công việc viết lách, nhưng hầu hết những mẹo này sẽ tạo ra sự khác biệt cho các chuyên gia trong bất kỳ nghề nghiệp nào.

1. Thiết lập các mục tiêu

Nhược điểm của sự trì hoãn là cảm giác có điều không hay sắp xảy ra mà bạn có được vào cuối ngày khi bạn nhận ra bạn đã không hoàn thành những gì bạn muốn. Biết cần phải làm gì và khi nào làm — và tự chịu trách nhiệm với những  thời hạn đó – là bước đầu tiên trong việc chữa trị sự trì hoãn.


2. Thiết lập những nhiệm vụ nhỏ (mini-tasks)

Chia những mục tiêu lớn của bạn thành những mục tiêu nhỏ hơn, các phần dễ quản lý hơn có thể kết hợp cùng với việc tạo danh sách công việc của bạn và giúp bạn luôn đi đúng hướng. Sau tất cả, nó là thỏa mãn hơn để đánh dấu đã hoàn thành những việc như “Viết lời giới thiệu”, “Nghiên cứu luận điểm A”, và “Tìm những lời trích dẫn cho luận điểm B” hơn là chờ đợi cho đến khi bạn có thể gạch bỏ “Viết bài nghiên cứu dài 20 trang.”

3. Luôn cập nhật những danh sách

Những danh sách giúp bạn theo dõi mục tiêu của mình, cả lớn và nhỏ. Những công cụ quản lý nhiệm vụ cơ bản như  Todoistvà Things sẽ giúp bạn hoàn thành công việc, nhưng cũng có các ứng dụng được thiết kế để đánh bại sự trì hoãn.  Fantastical 2 giúp bạn đảm bảo tiến độ với một giao diện lịch hiển thị ngày hết hạn cho những nhiệm vụ nhất định, và Carrot truyền động lực (hoặc những lời chế giễu) tạo cảm hứng cho bạn để hoàn thành những mục tiêu của bạn.


4. Chỉnh sửa khi bạn viết

Luôn luôn có một công cụ biên tập bên bạn mọi lúc – cụ thể là công cụ chỉnh sửa Grammarly.  Grammarly bắt được một loạt các lỗi và làm nổi bật chúng, điều có nghĩa là bạn có thể tiếp tục viết mà không phải lo lắng về việc sử dụng “whose” thay vì “who’s”.

Còn khi bạn không có làm việc trên máy tính của mình? Không vấn đề gì. Nếu bạn muốn có công cụ sửa lỗi những văn bản, những đoạn tin nhắn, ghi chú và các văn bản khác trên điện thoại hoặc máy tính bảng của mình, Grammarly’s mobile keyboard cung cấp mọi thứ bạn cần.

Cho dù bạn đang sử dụng thiết bị nào, có một công cụ sửa lỗi tích hợp sẵn có thể giúp bạn viết hiệu quả — và tiết kiệm thời gian.

5. Loại bỏ những thứ gây xao nhãng

Có rất nhiều công cụ ở ngoài kia được thiết kế để tăng năng suất và buộc bạn phải tập trung. Với các tiện ích bổ sung (add-ons) như Leechblock (Firefox) và StayFocusd (Chrome), bạn có thể chặn các trang web khác nhau và tùy chỉnh ngày và giờ bạn có thể truy cập chúng. Sử dụng x.minutes.at để tự đặt hẹn giờ trên một số trang web nhất định. Nếu điều đó không đủ mạnh để đánh bại thói quen của bạn, tải xuống các ứng dụng như ColdTurkey hoặc SelfControl, những ứng dụng hoạt động ở cấp độ máy tính thay vì cấp trình duyệt.


6. Nhận được lời khuyên

Vâng, cũng có một ứng dụng cho điều đó. Procraster cung cấp các danh mục về những gì có thể làm cho bạn chậm lại – ví dụ như “Tôi không biết bắt đầu từ đâu” hoặc “Nhiệm vụ của tôi quá lớn,” – và cung cấp các mẹo và sự khuyến khích dựa trên những gì bạn chọn.

7. Sử dụng các mẫu sẵn có cho email

Nếu bạn thường thấy mình bị ngập trong các email công việc, các mẫu tin nhắn mà bạn có thể chỉnh sửa và tái sử dụng có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. Ví dụ:

  • Một mẫu giới thiệu giải thích những gì bạn làm cho các đồng nghiệp và đối tác mới
  • Một mẫu yêu cầu yêu cầu đồng nghiệp cung cấp thông tin, bản cập nhật hoặc kết quả.
  • Và mẫu quan trọng nhất trong tất cả: một mẫu yêu cầu những ngày nghỉ.

Có những mẫu sẵn có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian bắt đầu từ đầu mỗi khi bạn có một tin nhắn tương tự.

Chỉ cần đảm bảo bạn có được thông tin đúng nếu bạn đang sao chép từ một email trước đó.Bạn có thể tự nhắc mình xem lại các phần của tin nhắn có phông chữ in đậm hoặc nghiêng hoặc đánh dấu bằng màu.


8. Viết tự do cho các bài dài hơn

Đặt hẹn giờ (như Tomato Timer hoặc Strict Workflow), đặt bút của bạn vào giấy (hoặc những ngón tay lên bàn phím), và không ngừng viết cho đến khi báo thức reo lên.

Viết tự do, còn được gọi là “chạy nước rút từ” hoặc “viết chạy nước rút”, là một cách tuyệt vời để buộc bản thân bạn đưa ý tưởng lên giấy. Không quan trọng việc chúng là những ý tưởng hay nhất của bạn hay cách bạn sắp đặt chúng một cách khéo léo. Điều quan trọng là đưa các ý tưởng đó lên giấy và không cho phép con người chỉnh sửa lỗi bên trong của bạn làm chậm bạn lại. (Tất nhiên, nếu bạn muốn chấp nhận các đề xuất của Grammarly khi bạn viết, chúng tôi sẽ không cản bạn lại.)

9. Thực hiện các lựa chọn viết

Vâng, Grammarly đã bắt được lỗi chính tả theo ngữ cảnh và không, chúng tôi không từ bỏ việc chơi chữ. Những sự lựa chọn bạn chọn về cách bạn dùng thời gian của bạn như thế nào là rất quan trọng. Và chúng tôi không chỉ có ý là những lựa chọn lớn như có nên thực hiện một công việc nào đó hay không – nó cũng là những lựa chọn nhỏ, như việc bạn chọn dành hai giờ để xem qua hình ảnh trường đại học của bạn trên Facebook hay là chỉnh sửa bài viết bạn đang viết.

Khi nói đến thói quen trì hoãn, điều quan trọng là lựa chọn những thứ gì để tập trung. Những mẹo này sẽ giúp bạn chọn các công cụ và chiến lược để làm việc theo phong cách của bạn, nhưng nó phụ thuộc vào bạn để làm việc chăm chỉ trong thời gian dài.

Theo ieltsplanet.info

tin đã đăng