Ngành nghề:
Thư ký - trợ lý, Tư vấn/Chăm sóc khách hàng, Nhân sự
Cấp bậc:
Trưởng nhóm/Giám sát
Mô tả công việc:
- Chịu trách nhiệm thực hiện các công việc quản trị văn phòng Chi nhánh HCM, bao gồm: giám sát khu vực lễ tân, an ninh, bảo dưỡng văn phòng, trang thiết bị văn phòng, vệ sinh, nội quy văn phòng,…… đảm bảo tình trạng văn phòng luôn gọn gàng, sạch sẽ.
- Chịu trách nhiệm thực hiện các công việc hành chính: quản lý văn thư (công văn đến, công văn đi, quản lý con dấu, thư từ…), quản lý việc đặt khách sạn, vé máy bay, thuê xe ô tô theo nhu cầu công tác của các BP tại Chi nhánh.
- Chịu trách nhiệm kiểm tra và giám sát các thủ tục thanh toán các chi phí liên quan hành chính văn phòng (điện, nước, điện thoại, chuyển phát nhanh, dịch vụ thuê văn phòng, tạp vụ…)
- Chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục xin cấp thẻ Visa, hộ chiếu, thuê nhà… liên quan đến chuyên gia nước ngoài.
- Hỗ trợ Quản lý Hành chính tổ chức các sự kiện của Công ty (Tiệc Tất niên, Chương trình Teambuilding, Khám sức khỏe hàng năm…)
- Phối hợp với Công Đoàn tổ chức các hoạt động kết nối tại Chi nhánh: Mừng ngày Quốc tế Phụ nữ 8/3, Quốc tế Thiếu nhi 1/6, Trung thu, Giáng sinh, phát tặng sữa nội bộ...
- Hỗ trợ Quản lý Hành chính giám sát công việc của Nhân viên Hành chính Lễ tân và Lái xe văn phòng.
- Management reception, security, cleaners, maintenance…
- Monitor the Administration activities, included documents, seal, booking hotel, airtickets, hiring cars etc… for business trips of all Functions.
- Be responsible for all payments that are related to Administration (electrics, EMS, cleaning services…)
- Be responsible for visa, passport, work permit… for Expats.
- Participate in organizing the activities of the company involved HR & Admin Department, such as Year-end party, Teambuilding, Annually Health checkup…
- Support Admin Manager to supervise all tasks of Admin cum Receptionists and Office Drivers.
Yêu cầu công việc:
- Am hiểu lĩnh vực quản trị hành chính văn phòng
- Kỹ năng giao tiếp với khách hàng (nội bộ & bên ngoài)
- Khả năng thuyết phục, đàm phán
- Chi tiết, tỉ mỉ
- Khả năng giao tiếp tiếng Anh
- Thành thạo vi tính văn phòng
- Sẵn sàng đi công tác
- Deeply understanding in administration management
- Strong communication with internal and external customers.
- Problem solving skills
- Ability to convince and negotiate strongly
- Good in details
- Good English
- Excellent computer skills
- Willing to travel frequently
Mức lương
Thỏa thuận
Chế độ quyền lợi khác:
Địa điểm làm việc:
Tp. Hồ Chí Minh
